同社は以前、メールシステムとしては、データセンターにメールサーバーを置き、ハウジングサービスを利用してある大手ソフトウェア会社の製品を使用していた。

「2011 年 1 月、導入して 4 年経った段階でハードの老朽化が深刻になり、細々とした障害が頻発するようになりました。ネットワークは冗長化していたのでそれほど影響はなかったのですが、メールは当社にとって非常に重要な業務ツールですので、リプレイスの検討を始めました」と情報システム室グループマネジャーの田端 義典さんは言う。

それ以外にも、メールボックスの容量は 1 人あたり 100 MB で、多く使う人にはその 5 倍、10 倍と割り振ってはいたが、それでも不足するという問題があった。さらに、クライアントにはあるメーラーを利用し、メールのデータが端末にダウンロードされる設定にしていたため、ハードディスクの破損でデータを消失するリスクや、外部に持ち出して紛失するセキュリティ上のリスクも懸念されていた。そして、ハードの保守やハウジングサービスの運用コストも嵩んでいた。「もはや、オンプレミス型の運用やメーラーの使用は限界に達している、クラウド型の Web メールにリプレイスすべきと感じた」と田端さんは述懐する。

田端さんは、まずはクラウド型の複数の他社製品を検討したが、当初 Google Workspace は検討対象から外していたという。

「それまでアクティブ・ディレクトリでアカウントを一元管理していましたが、名前ぐらいしか知らなかった Google Workspace でもそれができるという認識がなかったのです」

そして、田端さんがあるベンダーによる、以前利用していた製品に関するオンラインセミナーを見に行った際、たまたまそのベンダーが Google Workspace も扱っていて、同じセミナーで紹介されている Google Workspace のプログラムも併せて見た

「そこで、自分の認識不足を知り、Google Workspace でもアカウントの一元管理ができることや、シングルサインオンなども導入できることを知りました」

そして、情報システム室は各製品を比較検討。その結果、同年 5 月に Google Workspace を選定した。その理由を、田端さんは次のように言う。

「まずはコスト。Google Workspace は他社製品より安価でした。それと将来性です。Google Workspace は 1 ライセンスの中にさまざまなアプリケーションが含まれていて、次々に新機能がリリースされます。そこに魅力を感じました」

"従来のメーラーでは、過去のメールの検索に時間がかかっていました。その点、Gmail の検索スピードの速さはいいですね。また、「ラベルを使ったタスク管理が便利」という声もありました。"

2011 年 9 月から 870 アカウントの運用が開始された。まず上がってきた評価の声は、Gmail の検索スピードの速さ。「従来利用していたメーラーでは、過去のメールを検索することに時間がかかっていた。また、ラベルを使ったタスク管理が便利といった声もあった」と田端さんは言う。

営業担当者が多い同社では、社外からモバイル端末で簡単にメールを使えるようになり、かつ必要なセキュリティ対策が講じられていることも大きい。従来は VPN 経由でしかアクセスできず、時間がかかっていたからだ。

「個人のスマホでメールの送受信ができるので、ノートパソコンを持ち出さずにすむ人が増えたこともメリットの一つですね」