三井倉庫株式会社

100 有余年に渡って物流事業を手がけてきた三井倉庫は、目下、物流のノウハウとともに独自に開発した情報システムと実態物流の最適な組み合わせによる LIT（ロジスティクス・インフォメーション・テクノロジー）サービスにより、物流事業の拡大を目指している。現在、その活動域は日本国内に止まらず、海外 15 カ国に 28 社の現地法人を有し、グローバルに事業を展開。もちろん、社会のインフラに不可欠な機能と役割を提供する物流事業者としての社会的使命を充分認識し、企業存立の基本となるコンプライアンスやリスク管理にも充分留意している。

そんな同社は、2010 年 10 月、Google Workspace をグループ企業も含め 2000 アカウント導入した。その経緯について、同社の経営管理部門 LIT 推進部長の小田中 修さんは次のように言う。

「それまでは、社内のコミュニケーションシステムとしてオンプレミスで Lotus Notes® を導入していました。デスクトップだけでなく、携帯電話でも一応メールが見られるように設定していたのですが、iPhone が登場したので、これを用いて社員の情報環境をさらにバージョンアップしようという話になったのです。ちょうど利用していた Lotus Notes® のバージョンに対するサポートが切れることになり、そのこともシステム更新への大きな理由のひとつになりました」

携帯電話での社内のメール環境へのアクセスには厳重なセキュリティが必要で、直接イントラネットにアクセスするのではなく、別のサーバー経由でメールが転送され、アクセスする仕組みを構築していた。したがって、Lotus Notes® と携帯電話のメールは同期せず、携帯でチェックし削除したメールであっても Lotus Notes® には反映されない若干の不便さは残っていた。

「それでも我々は不自由なく活用できていましたが、システムを変えるならばその問題もクリアしたいと考えました」

そこで、検討の俎上に乗せたシステムは大きく 2 つ。Lotus Notes® のバージョンアップと Google Workspace であった。ほかの製品もいくつか調べたが、いずれも一長一短があり満足できなかった。

「 Google Workspace は有名でよく知っていましたし、これはいい製品だと思って狙っていたのです。社内で何人かに『 Google Workspace を入れようかと思っているんだけど、どう思う？』と聞いてみたら、みんな『いいんじゃないの』と（笑）。Gmail ユーザーは押しなべて同意してくれましたね」

「 Gmail の検索スピードの速さは Lotus Notes® にはなく、この使い勝手の良さはいいと思っていました」とプライベートで Gmail を利用している経営管理部門 LIT 推進部システムインフラ課の中村 崇也さんは続ける。

本事例記事の取材は、 Google Workspace が導入されてまだ 1 年経っていない段階で行われた。

「以前使っていた Lotus Notes® の画面がもう思い出せないほど、Google Workspace に馴染んでいます」と小田中さんは笑う。小田中さんがとりわけ評価するのは、Google カレンダー の利便性。

「 Lotus Notes® のグループカレンダーは、クリックして画面を開かないと各人の詳細がわかりませんでしたが、Google カレンダー は各人の画面を並べて見ることができるので、全員共通の空き時間が一目でわかり、会議の設定などが非常に楽にできるようになりました」

また、中村さんはやはり Gmail の使い勝手の良さを口にする。

「いつでもどこでもタイムリーにメールチェックができるのは、非常に便利ですね。朝、出勤前や通勤時に会社のメールをチェックすることができるので、会社に着く前に心の準備ができます（笑）」

このように、時間と場所を選ばずにメールの送受信をできるようにしたのは、全社的な業務効率化策の一環であり、Google Workspace の導入を決めた一つの要因となった。

もちろん、メール容量が劇的に増加したメリットも大きい。

「 Lotus Notes® では、添付ファイルを 2 MB に制限していました。そのため、顧客などからそれを上回るメールを受信するとエラーで弾かれてしまうので、それが社員の最大の不満だったと思います。しかし、Gmail ではもう気にする必要はありません。それも好評ですね」（小田中さん）

システム管理の立場としては、メンテナンスやシステムトラブルから開放された面も大きいという。

「それまではオンプレミスで運用していたので、バージョンアップのパッチを当てる作業やウィルス対策ソフトの更新、シリアルの設定など細かい作業が結構ありましたが、一切不要となりました。その分、従来やっていなかった作業が割り当てられたので忙しさは変わらないのですが」と宮崎さんは苦笑する。

ところで、小田中さんが言う「我々がやりたいことが一番できるのは Google Workspace」との発言が指している「やりたいこと」とは何かといえば、コミュニケーションシステムの海外含めてのグループ企業全体への展開だ。従来は、海外拠点から本社のイントラネットにアクセスすることはできなかったのだ。最新情報を得ようと思ったら、個別の社員にメールや電話で聞き出すしか方法がなかった。

「 Google Workspace ならば、Lotus Notes® のようにクライアントを用意する必要もなく、ブラウザさえあればどこでも使うことができます。しかも、1ユーザーごとに増やしていけるのでリーズナブルです。これで、いつでもイントラネットにアクセスすることでタイムリーに情報共有することができるようになります」と小田中さんは満足感を口にする。

導入してまだ 1 年足らずで、機能満載の Google Workspace の一部のアプリケーションしか活用されていない。しかし、情報環境整備への意識の高い同社においては、すぐに使いこなすようになるのは間違いないだろう。