2012 年初頭、株式会社マイナビ（以下マイナビ）の IT 担当は「このままでは、いずれメールシステムがパンクする」と苦悩していた。

マイナビはインターネットの黎明期から、IT を活用した様々なサービスを展開していた。当時は、インターネットを利用するのであれば、自社でサーバーを用意し、システムを構築し、それらを自分たちで運営していく方法が普通だった。当然、必要に応じてサーバーを増強しシステムを改善していたが、それが徐々に限界に近づいていた。

とくにメールサービスについては、業務拡大によるアカウントの増加、添付データの急増などの対応に負われるようになり、2010 年にはとうとうサーバーの処理が追いつかなくなってきたのだ。状況を改善するために、業務システム統括部は従業員に対して「受信したメールはサーバーから削除する」ことを繰り返し伝えた。さらにメールの使用状況やサーバー負荷状況について、「深夜や土日でも確認していました。そこまでしなくても良かったのかもしれませんが、万が一を思うと気になってしかたがなかった」と振り返る。このようなストレスに悩まされながらも、2010 年の危機はサーバーの増強とシステムの改良で乗り切った。

だが休む間もなく危機が訪れる。対策を講じて、2 年も経たない 2012 年初頭、メール送受信の遅延が発生し始めたのだ。朝の出社後の時間帯や、営業職が戻ってきてメールのやりとりが活発化する夕方には、目に見えるレベルの遅延が現れていた。業務システム統括部による対処で、システムはギリギリ持ちこたえてはいたが、いつ止まってもおかしくない状況でもあった。

IT 担当は決断を下す。「苦労してサーバーを増強しシステムを改善しても、わずか 2 年で限界に達する。このような負のスパイラルから抜け出すためにはサーバーの自営を止め、クラウドに移行するしかない」。

今後どれだけアカウントが増えても、サーバーを購入したり、細かな設定変更をする必要がなくなった。稼働率も重要だ。Google ほどの企業であっても完璧ではない。ごくまれにではあるが、障害が発生することもある。だが復旧は迅速で、長時間のシステムダウンはほぼ無い。これだけでも、業務システム統括部のメンバーの心はかなり楽になった。

システムとしては大きな変更だったが、既存のメーラーを使えるように設定したため、実際に使う側としては、特に大きな変更もなく、これまで通りの操作で作業ができた。また、スマートフォンやタブレットで利用する場合は、マイナビでは Gmail のブラウザ画面を利用することになった。「Gmail のユーザーインターフェイスは優れたものです。特にモバイルについては非常に使いやすい」と IT 担当は言う。馴染みのあるインターフェイスだったこともあり、ほとんどの者が違和感なく使用することができた。

メールの容量と検索機能、デバイスフリーのメリットも実感できた。これまではサーバーに負荷をかけないために、メールデータはサーバーからは削除するようになっていた。この場合、過去のメールは、ダウンロードしたクライアントでしか検索できなかった。現在、一人あたりのメールボックスは 30 GB あり、この容量であれば、普通に使用している人なら数年間は保てる。外出先からでも、スマートフォンやタブレットで過去のメールを検索したりできるので、利便性の上でもかなりのメリットがある。ただし、マイナビでは、社外からのアクセスに対しフィルタリングや認証ルールを厳密に設定しており、相応の制限がなされている。IT 担当は「セキュリティを無視することはできません。その一方で、モバイルなどの利便性も活かす必要があります。Google Workspace は、そのバランスが取りやすい」と語る。