日本財団

市民生活を、税金を原資とする国（行政）に任せるだけの社会から、NPO などの民間組織が公の仕事をすることで支え合う社会を目指して、NPO などの活動を助成金や情報で支援している日本財団。

「そういった理想を実現させていくためには、受け身的に助成金への応募を待っているだけではなかなか前に進みません。職員が積極的に現場を訪問し、一緒に課題の解決策を見出して有効なアドバイスを行うといったアクティブな活動が不可欠です。しかし、職員は約 100 人と限りがあり、同時にこなしていかなければならない事務作業も多くあります。そこで、業務の効率化のため、積極的にシステム化を進めてきました」とシステム統括グループ情報コミュニケーションチームリーダーの吉倉和宏氏は言う。ちなみに、助成金の申請は年間で約 7200 件あり、40 人の職員で約 3500 件を選出する。選出された助成対象の事業を、職員一人あたり大規模なもので 30 件ほど、小規模なものでは 100 件以上を担当し、その運営状況をウォッチしている。

システム化の流れは、概ね次のとおり。まず、95 年より小規模な会計システムが稼動。97 年には当時最新のグループウェアを導入し、1 人 1 台の LAN・電子メール、掲示板に移行している。一方、2000 年には Web ベースの基幹系システムを構築し、2000 年問題に対応した会計システムを含む様々なシステムを連携させながら運用し、業務の効率化を実現。助成金の申請や審査から活動報告書の公開まで、Web ベースのシステムで一連の業務が一気通貫でできるようになった。

そして、残されたのが電子メールを含むグループウェアの問題である。まず、外部からアクセスすることが困難で、事実上、財団内での情報共有しかできない状態にあったことが大きな課題となっていた。

「支援対象の団体と情報共有し、コラボレーションを促進させる必要があります。そこで、仕方なくポータルサイトのメーリングリストを使うなど、職員はそれぞれのやり方で何とかこなしているという状態でした。職員の『外からアクセスできるようにしてほしい』というニーズは増大の一方でしたね」

そのシステムは外とつなげることもでき、実験的にアクセスを試みたこともあったが、スピードの遅さや送信できる情報量に制約があり、使いものにならず結果的に内部限定となったという経緯があった。

また、利用していたグループウェアは、職員の出入りのたびにユーザー設定の作業をしなければならなかったが、それらに手間がかかることから、作業の一部を外部のシステム会社に依頼していた。その作業には一定の時間がかかるうえ、人事異動の状況によっては管理の手間もばかにならなかったという。

さらに、1 アカウント 50 MB というメールの容量制限や、スパム対策も問題となった。「170 ユーザーで月間約 50 万通のメールを受信するが、そのうち 80％はスパム。多すぎて通常のメールの送受信が 1 週間も遅れたことがある」と吉倉氏。その対策ソフトの費用は年間約 200 万円に達し、大きな支出となっていた。

検討の結果、 Google Workspace の導入が決定。次に挙げるような数々のメリットを得られることがその理由である。

まず、Web 上で稼動が完結する Google Workspaceならば、世界のどこからでもアクセスできることが大きかった。

「我々が支援する市民活動はオープンなものです。通常、カレンダーを外部に公開することはあり得ないと思いますが、日本財団では職員が外部の人とカレンダーを共有する。それが簡単にできる Google Workspace のオープンさは、我々の業務と親和性が高いと期待しています」

また、Postini の強力なテクノロジーによって機能強化された Google Message Security サービスにより、万全なスパムやウィルス対策が可能となり、特別なソフトを使用する必要もない。

さらに、メールの容量が 1 アカウントあたり 25 GB と一気に 500 倍に増やせる。そして、以上のようなメリットが享受できる上に、コストを半分以下に削減できることが決定的となった。それまでは、サーバーのリプレイスに要するハードやメンテナンス、設定などの費用に 5 年間で 1000 万円以上かかっていた。スパム対策を含めれば 2000 万円以上。

「 Google Workspace は 200 アカウント導入しました。5 年間で 600 万円と 3 分の 1 以下で済みます。しかも、人事異動のたびに外部に依頼していた設定作業も不要になり、柔軟で迅速に対応できる有形無形のメリットは比べものになりませんね」