1999 年に全社的にメールの利用を始め、約 17 年間、オンプレミスでこれを運用してきた帝国ホテル。しかし、長らく利用してきたメールアプライアンスの販売中止が急遽決定し、サポートが終了する 2016 年 10 月末までに新たなソリューションへの移行をせねばならなくなった。期限まで残り 3 か月となった 2016 年 7 月よりこのプロジェクトの担当に任命された同社情報システム部 課長 廣石 征司氏は、これを社内情報システムを一新するチャンスだと考えた。

「たしかにきっかけはメールアプライアンスの販売中止なのですが、それよりも、当時話題となっていた企業の情報漏洩問題への対策が急務だと考えていました。事故を起こした企業の情報システムについて調べれば調べるほど、それが誰にとっても他人事ではないことが分かります。当時のシステムが悪いものだったとは言いませんが、高度化するサイバー攻撃や、さらなる IT 活用を推進していくためにも、よりセキュリティ性の高い情報システムに移行せねばならないという危機感があったのです。例えば、メールやその添付データを従業員のPC に保存できてしまうような仕組みはもう時代遅れ。こうした仕組みを今回の移行時に改めたいと考えました。」

そのほか、同社のメールシステムには、それぞれのメール保存領域が小さすぎるという問題も。古いメールを一定期間で削除しなければならない手間やリスクについて、現場の声を聞いていた。

これを受けて、2016 年夏ごろから、クラウド、オンプレミスを問わず、多数の情報システムを検討開始。最終的には 3 社に絞り込み、そこから Google Workspace が選ばれることとなった。「決め手となったのは、やはりセキュリティ面。Google では 約 550 名※ ものセキュリティ専門家が最新のセキュリティ情報に基づき、サーバーを監視してくれているということが心強かったですね。オンプレミスではそんなことは到底できませんから。そのほか、添付ファイルをまずプレビューで確認できることや、万が一、添付ファイルなどが流出しても高度な暗号化によって容易には開けないようになっていること、新たにネットワーク設備を追加することなく導入できることも決定を後押ししてくれました。他の選択肢では必須のセキュリティ機能追加が別料金だったり、社内ネットワーク環境を作り変えなければならない問題があったので、Google Workspace の高機能・柔軟性はありがたかったです」（同社情報システム部 システム課 副支配人 白坂 孝一氏）

「経営陣にはこれを『専門家による世界最高水準のセキュリティを一定の対価で享受できる』とプレゼン。なおこの際、調査会社から『 Google を選択している企業はイノベーションを求める傾向が強い』というコメントをもらっていたことも少なからず影響がありました。帝国ホテルはどうしても保守的な企業と思われがちなのですが、実は革新的なことに積極的にも取り組んでいこうという社風があります。今回はまず Gmail ありきでしたが、ハングアウト、Google+ など、Google の各種サービスが、我々の今後の "働き方" を変えてくれるのではないかという期待感もあったんですよ。」（廣石氏）

こうして 2016 年 11 月 1 日から帝国ホテルでの Google Workspace 運用がスタート。クラウドのメリットを最大限に引き出すため、PC 内にデータを保存しないことをルール化し、それを抜き打ちで検査するなど、当初はその活用法を徹底的に教え込んだと言う。

「従業員向け講習会を東京・大阪で合計 20 回ほど実施しました。IT リテラシーには個人差があるので、皆が飽きてしまわないよう、分かりやすくメリットを強調するなど工夫しています。もちろん、それでもごく一部からは拒否反応も感じられたのですが、プライベートで Gmail を愛用していた社員も多く、移行は思ったよりもスムーズに進みました。そして、使い方さえ分かれば、後はメリットしかありません。メールを容量無制限で保存しておけることはとりわけ好評でした。」とふり返るのは、同社情報システム部の若手メンバーとして実際にその指導・サポート業務に従事した福壽 太郞氏。

もちろん、主眼となっていたセキュリティ性の向上は、現時点では期待通り。クラウド認証システム「CloudGate UNO」や、誤送信防止システム「SPC Mail」といった外部セキュリティサービスとも連動させることで、より確実性を高めた運用を実現している。Google Vault を利用した対策も怠っていない。

「一度でも何かを漏洩させてしまえば、帝国ホテルへの信用を損なってしまいます。お客さまの信頼を裏切らないためにも、考え得る危険には全て配慮したいと考えました。」（廣石氏）